Sachstand
Beschlüsse
Mängel und offene Punkte
Fristen (Vorschlag, bitte prüfen)
Aufgaben
| Nr. | Was | Wer | Bis |
|---|
Prozessautomatisierung für Ingenieur- und Planungsbüros
Vorbereitet für
Vom Jour fixe zum Protokoll. Bevor alle wieder auf der Baustelle sind.
Eine Sprachnotiz nach der Besprechung oder ein Foto der Mitschrift genügt. Daraus entsteht das Protokoll mit Beschlüssen, Aufgaben, Verantwortlichen und Fristen. Behinderungen, Bedenken und Planungsänderungen werden markiert. Sie prüfen und verschicken.
Protokoll heute: 2 Tage nach dem Jour fixe
mit flowsulting: 40 Min.
Maßstab 1 : 1 · Messung an einem Beispiel
- 1Sprachnotiz oder Mitschrift
- 2Beschlüsse, Aufgaben, Fristen
- 3Hinweise statt Übersehen
- 4Sie geben frei, Versand an alle
Probieren Sie es aus.
Wählen Sie ein Beispiel und klicken Sie auf „Verarbeiten“. Verantwortliche und Termine lassen sich ändern, am Ende geben Sie frei und exportieren die Aufgaben. Demo mit erfundenen Beispielen. Alles läuft in Ihrem Browser, nichts wird übertragen.
Eingang
Transkript
Mitschrift
M. Wolf · 21.10.
Die Demo erkennt Anwesende, Beschlüsse („vereinbart“, „beschlossen“), Aufgaben nach dem Muster „Wer macht was bis wann“, Mängel und den nächsten Termin. Fristen wie „bis Freitag“, „bis KW 45“ oder „bis 30.10.“ werden in Daten umgerechnet.
Protokoll
- Erkennen
- Ordnen
- Prüfen
Hier entsteht das Protokoll.
Rückfragen und Prüfhinweise
So ehrlich wie möglich: Die drei Beispiele bilden echte Besprechungen nach, mit erfundenen Namen. In der Demo erkennt ein vereinfachtes Regelwerk die Inhalte. In Ihrem Büro arbeitet ein KI-Modell mit Ihren Projektnamen, Beteiligtenlisten und Protokollvorlagen. Es wird an Ihren eigenen, schon geschriebenen Protokollen getestet, bevor es live geht.
So läuft es bei Ihnen
Ihre Vorlage bleibt. Das Abtippen fällt weg.
Eingang, wie heute
Sprachnotiz vom Handy, Foto der Mitschrift, Teams-Aufzeichnung oder E-Mail. Niemand muss ein neues Programm lernen.
In Ihrer Protokollvorlage
Nummerierte Punkte, Ihre Projektnummern, Ihre Verteiler. Offene Punkte aus dem letzten Protokoll werden übernommen.
Hinweise statt Übersehen
Behinderungsanzeigen, Bedenken und Planungsänderungen werden markiert, mit Verweis auf VOB/B und HOAI.
Sie geben frei
Das Protokoll geht an alle Teilnehmer, Aufgaben landen in Ihrer Projektplattform oder Ihrem Kalender.
Protokoll am selben TagStatt zwei Tage später, wenn sich keiner mehr genau erinnert.
Aufgaben werden nachverfolgtWer was bis wann zugesagt hat, steht fest und wird vor der nächsten Besprechung abgefragt.
Ingenieurstunden zurückDie Zeit fürs Abtippen geht wieder in Planung und Bauüberwachung.
So arbeiten wir zusammen
Kein Projekt, das irgendwann endet. Ein Ablauf, der jeden Monat läuft.
Sie kaufen keine Software und kein Beratungsprojekt. Sie bekommen einen Ablauf, der dauerhaft funktioniert, und einen Ansprechpartner, der dafür sorgt, dass das so bleibt.
Pilot an Ihren Protokollen
Zehn vergangene Besprechungen mit Notizen und Ihren fertigen Protokollen. Ihre Protokolle sind das Soll. Nach drei Wochen wissen Sie, ob es passt.
Abnahme: 9 von 10 Protokollen vollständig oder offene Stellen als Rückfrage markiert, nichts erfunden, spürbar schneller. Die monatliche Betreuung beginnt erst danach.
Ein fester Monatsbetrag
Alles drin: Betrieb auf einem Server in Deutschland, Anpassungen an Ihre Vorlagen, neue Beteiligte und Projekte, Support per Telefon. Monatlich kündbar.
Den Betrag nennen wir Ihnen nach dem Prozess-Check schriftlich. Er richtet sich nach Ablauf und Menge, nicht nach Stunden.
Jeden Monat schwarz auf weiß
Monatsbericht Oktober Beispiel
38Besprechungen protokolliert
40 Min.vom Ende der Besprechung bis zum Versand, statt zwei Tage
112Aufgaben nachverfolgt, davon 9 als überfällig gemeldet
Wenn der erste Ablauf läuft, kommen weitere dazu. Jeder als eigenes Modul:
- Besprechung zum Protokoll
- Stunden zur Abrechnung nach HOAI
- Mängelverfolgung
- Planeingang und Ablage
- Angebote und Honorar
- Anfragen und Rückrufe
Kostenlosen Prozess-Check buchen20 Minuten. Danach wissen Sie, ob und was sich bei Ihnen lohnt, auch ohne Zusammenarbeit.
Was vorher gefragt wird
Was kostet das?
Einen festen Monatsbetrag, abhängig vom Ablauf und davon, wie viele Besprechungen Sie im Monat haben. Den nennen wir Ihnen nach dem Prozess-Check schriftlich, bevor Sie etwas unterschreiben. Die monatliche Betreuung beginnt erst, wenn der Pilot die vereinbarten Kriterien erreicht.
Funktioniert das mit unserer Software?
Das Protokoll entsteht in Ihrer Word- oder PDF-Vorlage. Aufgaben können in Ihre Projektplattform, Outlook oder Ihr AVA- bzw. Projektprogramm, wenn es einen Import oder eine Schnittstelle hat. Das prüfen wir im Erstgespräch.
Was ist mit VOB/B und HOAI?
Die Hinweise auf Behinderung, Bedenken oder Planungsänderung sind Erinnerungen, keine Rechtsberatung. Bewertung und Schriftverkehr bleiben bei Ihnen.
Was passiert, wenn etwas falsch erkannt wird?
Nichts geht ohne Ihre Freigabe raus. Fehlt ein Verantwortlicher oder eine Frist, wird das als Rückfrage markiert statt geraten.
Wo liegen unsere Projektdaten?
Auf einem Server in Deutschland. Verschwiegenheit und Auftragsverarbeitung werden vertraglich geregelt. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt.
Was geht nicht?
Pläne prüfen oder zeichnen, fachliche Entscheidungen treffen. Wo sich eine Automatisierung nicht lohnt, sage ich Ihnen das im Erstgespräch.
Schauen wir uns Ihr letztes Protokoll an.
30 Minuten, kostenlos. Bringen Sie Notizen und das fertige Protokoll einer Besprechung mit.