Sachstand
Vereinbarungen
Fehlende Unterlagen
Fristen (Vorschlag, bitte prüfen)
Aufgaben
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November 2026Fristenbuch
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19.11. Einspruchsfrist12.11. Vorfrist
Prozessautomatisierung für Steuerberatungskanzleien
Vorbereitet für
Vom Mandantengespräch zur Aktennotiz. Mit Einspruchsfrist, bevor der Mandant zur Tür raus ist.
Ein Diktat nach dem Gespräch oder ein Foto der Telefonnotiz genügt. Daraus entsteht die Aktennotiz mit Vereinbarungen, Aufgaben und fehlenden Belegen. Fristen aus Bescheiden, Prüfungsanordnungen und Voranmeldungen werden mit Berechnungsweg vorgeschlagen. Eingetragen wird wie gewohnt von Ihnen.
- 1Diktat oder Telefonnotiz
- 2Vereinbarungen, Aufgaben, Belege
- 3Fristen vorgeschlagen und berechnet
- 4Sie prüfen und zeichnen ab
Probieren Sie es aus.
Wählen Sie ein Beispiel und klicken Sie auf „Verarbeiten“. Verantwortliche und Termine lassen sich ändern, am Ende geben Sie frei und exportieren die Aufgaben. Demo mit erfundenen Beispielen. Alles läuft in Ihrem Browser, nichts wird übertragen.
Eingang
Transkript
Telefonnotiz
Sekretariat · 21.10.
Die Demo erkennt Mandat, Beteiligte, Vereinbarungen, Aufgaben nach dem Muster „Wer macht was bis wann“ und fehlende Belege. Fristvorschläge: Einspruch gegen Bescheide (§§ 122, 355 AO), Beginn einer Betriebsprüfung, USt-Voranmeldung.
Aktennotiz
- Erkennen
- Ordnen
- Prüfen
Hier entsteht die Aktennotiz.
Rückfragen und Prüfhinweise
So ehrlich wie möglich: Die drei Beispiele bilden echte Gespräche nach, mit erfundenen Namen. In der Demo erkennt ein vereinfachtes Regelwerk die Inhalte und rechnet einfache Fristen. In Ihrer Kanzlei arbeitet ein KI-Modell mit Ihren Mandantenstammdaten und Vorlagen. Fristen werden immer nur vorgeschlagen: Eintragung und Kontrolle bleiben bei Ihnen.
So läuft es bei Ihnen
Ihre Kanzleisoftware bleibt. Das Abtippen fällt weg.
Eingang, wie heute
Diktat vom Handy oder Diktiergerät, Foto der Telefonnotiz, E-Mail. Niemand muss ein neues Programm lernen.
In Ihrer Vorlage
Aktennotiz mit Mandat, Beteiligten, Sachstand und Vereinbarungen, so wie Sie sie heute schreiben.
Fristen vorgeschlagen
Mit Berechnungsweg und Vorfrist. Eingetragen und gegengezeichnet wird wie bisher von Ihnen, im Vier-Augen-Prinzip.
Sie zeichnen ab
Die Notiz geht in die Mandantenakte, fehlende Belege werden beim Mandanten angefordert und nachgefasst.
Notiz am selben TagStatt am Freitagabend aus dem Gedächtnis.
Belege kommen schnellerFehlende Unterlagen werden sofort angefordert und automatisch nachgefasst, gerade vor dem Jahresabschluss.
Weniger FristenstressJede Frist steht mit Berechnung in der Notiz und wird nicht erst beim Abtippen entdeckt.
So arbeiten wir zusammen
Kein Projekt, das irgendwann endet. Ein Ablauf, der jeden Monat läuft.
Sie kaufen keine Software und kein Beratungsprojekt. Sie bekommen einen Ablauf, der dauerhaft funktioniert, und einen Ansprechpartner, der dafür sorgt, dass das so bleibt.
Pilot an Ihren Akten
Zehn vergangene Gespräche mit Diktat und Ihrer fertigen Aktennotiz, anonymisiert oder unter Verschwiegenheitsverpflichtung. Ihre Notizen sind das Soll.
Abnahme: 9 von 10 Notizen vollständig oder offene Stellen als Rückfrage markiert, nichts erfunden, jede Frist richtig vorgeschlagen. Die monatliche Betreuung beginnt erst danach.
Ein fester Monatsbetrag
Alles drin: Betrieb auf einem Server in Deutschland, Anpassungen an Ihre Vorlagen, neue Mandate und Sachbearbeiter, Support per Telefon. Monatlich kündbar.
Den Betrag nennen wir Ihnen nach dem Prozess-Check schriftlich. Er richtet sich nach Ablauf und Menge, nicht nach Stunden.
Jeden Monat schwarz auf weiß
Monatsbericht Oktober Beispiel
64Aktennotizen erstellt
27Fristen vorgeschlagen, alle von der Kanzlei gegengezeichnet
41Beleganforderungen automatisch nachgefasst
Wenn der erste Ablauf läuft, kommen weitere dazu. Jeder als eigenes Modul:
- Gespräch zur Aktennotiz
- Belege beim Mandanten anfordern
- Bescheide und Posteingang vorsortieren
- Fristvorschläge aus dem Posteingang
- Vorbereitung Jahresgespräch
- Rückrufe und Telefonnotizen
Kostenlosen Prozess-Check buchen20 Minuten. Danach wissen Sie, ob und was sich bei Ihnen lohnt, auch ohne Zusammenarbeit.
Was vorher gefragt wird
Was kostet das?
Einen festen Monatsbetrag, abhängig vom Ablauf und davon, wie viele Gespräche und Notizen Sie im Monat haben. Den nennen wir Ihnen nach dem Prozess-Check schriftlich, bevor Sie etwas unterschreiben. Die monatliche Betreuung beginnt erst, wenn der Pilot die vereinbarten Kriterien erreicht.
Wie ist das mit dem Berufsgeheimnis?
Vor jedem Zugriff auf Mandantendaten verpflichte ich mich schriftlich zur Verschwiegenheit nach § 203 Abs. 4 StGB, dazu kommt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland, Mandantendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Für den Pilot reichen auch anonymisierte Akten.
Wer haftet für Fristen?
Fristen werden nur vorgeschlagen, mit Berechnungsweg. Eintragung ins Fristenbuch und Kontrolle bleiben bei Ihnen, wie bisher. Die Automatisierung ersetzt keine Fristenkontrolle, sie sorgt dafür, dass keine Frist erst beim Abtippen auffällt.
Funktioniert das mit unserer Kanzleisoftware?
Die Notiz entsteht in Ihrer Vorlage. Ob sie direkt in die Mandantenakte kommt, hängt vom Import bzw. der Schnittstelle Ihrer Kanzleisoftware ab. Das prüfen wir im Erstgespräch an Ihrem System.
Was passiert, wenn etwas falsch erkannt wird?
Nichts geht ohne Ihre Freigabe in die Akte. Fehlt ein Verantwortlicher oder eine Frist, wird das als Rückfrage markiert statt geraten.
Was geht nicht?
Steuerliche Bewertung, Erklärungen, Einsprüche und Beratung. Das bleibt Ihre Arbeit. Wo sich eine Automatisierung nicht lohnt, sage ich Ihnen das im Erstgespräch.
Schauen wir uns Ihre letzte Aktennotiz an.
30 Minuten, kostenlos. Gern mit einem anonymisierten Diktat und der fertigen Notiz.